Privacy reglement
Deze privacy verklaring, opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is van toepassing op alle persoonsgegevens en alle verwerkingen van persoonsgegevens welke De Bennebroekse Amateur Tuindersvereniging Zandlaan (BATV), hierna te noemen ‘de BATV’, ten behoeve van haar leden, hierna te noemen ‘betrokkenen’ zelfstandig uitvoert.
In deze privacy verklaring staat beschreven welke categorieen persoonsgegevens van welke categorieen betrokkenen voor welke doeleinden door wie worden verwerkt, wie verantwoordelijkheid draagt en op welke wijze de rechtmatigheid van deze verwerkingen en de bescherming van de persoonsgegevens is geborgd.
Lees deze privacy verklaring aandachting door alvorens met uw akkoord de BATV uitdrukkelijk toestemming te geven uw persoonsgegevens in lijn met deze privacy verklaring te verwerken.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Betreft een natuurlijke persoon, die alleen of samen met andere bestuursleden, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
– De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de secretaris van het bestuur.
– De BATV heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.
2. Beginselen gegevensverwerkingen
De BATV verplicht zich er als verwerkingsverantwoordelijke toe dat persoonsgegevens van betrokkenen:
a) worden verwerkt op een wijze die rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
b) voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt;
c) toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
d) juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; alle redelijke maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren;
e) worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is;
f) door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
3. Gegevensverwerkingen
De BATV voert als verwerkingsverantwoordelijke gegevensverwerkingen van persoonsgegevens uit, uitsluitend ter ondersteuning van de door betrokken met de BATV overeengekomen diensten:
a) Lidmaatschap
b) Verhuur van een tuin
c) Informatievoorziening
4. Persoonsgegevens
De BATV verwerkt ten behoeve van de onder punt 3 beschreven gegevensverwerkingen de volgende categorieen persoonsgegevens:
a) Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
b) Adres, postcode, woonplaats
c) Telefoonnummer, e-mailadres
De BATV vraagt nooit bijzondere persoonsgegevens (b.v. etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuiging, gezondheid) of gegevens van stafrechtelijke aard.
5. Betrokkenen
De BATV verwerkt de onder punt 4 beschreven persoonsgegevens ten behoeve van haar dienstverlening aan de volgende categorieen van betrokkenen:
a) Bestuursleden
b) Commissie Lief en Leed
6. Verwerkers
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een dienst of ander orgaan welke in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
De BATV versterkt aan geen andere instantie van betrokkenen verkregen persoonsgegevens.
7. Ontvangers
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan waaraan verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verstrekt.
De BATV versterkt de van betrokkenen verkregen persoonsgegevens aan geen enkele andere dienst of instantie.
8. Derden
Betreft een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.
De BATV verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen (derden), tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten.
9. Grondslagen
De BATV draagt zorg voor rechtmatige verwerking van de persoonsgegevens van betrokkenen door te voldoen aan ten minste één van de onderstaande grondslagen:
a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor het gebruik van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden,
b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen,
c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust,
d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen,
e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen,
f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, voorzover niet in strijd met de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene.
10. Maatregelen
De BATV treft als verwerkingsverantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd gegevensbeveiliging te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten:
a) het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;
b) het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen;
c) het niet meer persoonsgegevens vastleggen dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking;
d) het niet langer dan noodzakelijk bewaren van persoonsgegevens;
e) een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.
11. Rechten
De BATV respecteert en voorziet in de volgende rechten van betrokkenen met betrekking tot van toepassing zijnde verwerkingen van persoonsgegevens:
a) Inzage: Betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke inzage te verkrijgen over voor betrokkene van toepassing zijnde verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder informatie over de verwerkingsdoeleinden, rechtmatigheid van de bewerkingen, derden, opslagtermijnen en maatregelen gegevensbescherming;
b) Rectificatie: Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft de betrokkene het recht rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken;
c) Gegevenswissing: Betrokkene heeft het recht van de verwerkingsverantwoordelijke wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen en de verwerkingsverantwoordelijke is verplicht persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen;
d) Geautomatiseerde besluitvorming: Betrokkene heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft;
e) Bezwaar: Betrokkene heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij hij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene.
12. Plichten
De BATV faciliteert als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van haar onderstaand beschreven plichten de tijdige en correcte uitoefening van de rechten van de betrokkenen:
a) Verantwoordingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke treft en onderhoud passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat verwerking in overeenstemming met de wet wordt uitgevoerd;
b) Kennisgevingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke stelt iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking van de verwerking;
c) Registerplicht: verwerkingsverantwoordelijke onderhoud een register van gegevensverwerkingen welke voorziet in een actueel overzicht van verwerkingsdoeleinden, categorieen persoonsgegevens, betrokkenen, ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen;
d) Geheimhoudingplicht: verwerkingsverantwoordelijke hanteert geheimhouding met betrekking tot persoonsgegevens die zij in het kader van een onder geheimhoudingsplicht vallende activiteit heeft verkregen;
e) Meldingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke documenteert en meldt elk datalek welke zich in het kader van haar gegevensverwerkingen voordoet. Met deze documentatie moet de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kunnen controleren of aan de meldingsplicht is voldaan.
13. Toestemming
Om van onze diensten gebruik te kunnen maken vragen wij u voorafgaand aan het invullen en aanbieden van uw persoonsgegevens, vooraf aandachtig kennis te nemen deze privacy verklaring. Indien u niet akkoord gaat met deze verklaring, verzoeken wij u contact met de BATV op te nemen. Bij geen reactie geeft u de BATV toestemming uw persoonsgegevens in lijn met deze privacy verklaring te verwerken.
14. Contact
In het algemeen is de BATV als volgt bereikbaar:
e-mail – secretariaat@batv.nl
website – www.batv.nl